Erforderliche Voreinstellungen und Kriterien:

• Dokumenttitel ist vorhanden:
  Ein Titel hilft sich besser orientieren zu können.
  So geht‘s: Datei > Information > rechter Bildschirmteil > Eigenschaften > erweiterte Eigenschaften > Reiter „Zusammenfassung“ > Titel.
  
  
• Das Dokument ist durchgängig gegliedert:
  Eine durchgängige Gliederung hilft gezielt durch das Dokument navigieren zu können. Es gilt: Überschriften sind vorhanden; die erste Überschrift entspricht der Gliederungsebene 1; untergeordnete Überschriften entsprechen bspw. der Gliederungsebene 2; keine Gliederungsebene wird übersprungen.
  So geht‘s: Gliederungsansicht > Auswahl der entsprechenden Ebene, bspw. „Überschrift 1“.
  
  
• Der Inhalt des Dokuments ist vollständig getaggt:
  Das bedeutet, dass alle Inhalte gekennzeichnet sind als das, was sie sind, bspw. als „Überschrift“. Teile eines Dokuments, die nicht getaggt sind, können durch unterstützende Technologien nicht wahrgenommen werden oder werden falsch interpretiert.
  So geht’s: Formatvorlagen > Auswahl des entsprechenden Inhalts, bspw. „Standard“, „Überschrift.
  Formatvorlagen können auch selbst erstellt werden.
  So geht‘s: Formatvorlagen > rechte Maustaste > Ändern > entsprechende Eigenschaften festlegen, bspw. „Textkörper“. Zusätzlich können mit dem Werkzeug „Entwicklertools“ weitere Vorlagen für beispielsweise Fragebogen-Abfragen eingefügt werden. So geht’s: Datei > Optionen > Menü-band anpassen > Hauptregisterkarten > Entwicklertools bestätigen.
  
  
• Bilder und Grafiken sind mit Alternativtexten versehen:
  Damit Bilder und Grafiken auch von sehbeeinträchtigten Personen wahrgenommen werden können, muss jeweils ein Alternativtext mit einer entsprechenden Beschreibung des Bildes oder der Grafik verfügbar sein. Sprachausgaben zum Anzeigen von Dokumenten lesen beim Erreichen des Bildes oder der Grafik den Alternativtext vor.
  So geht‘s: Grafik markieren > rechte Maustaste > Grafik formatieren > Layout und Eigenschaften > Alternativtext.
  
  
• Texte haben ausreichend Kontrast:
  Damit sowohl mit Sehbeeinträchtigung als auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen Texte gut gelesen werden können, muss ein ausreichender Kontrast von Textfarbe und Hintergrundfarbe vorhanden sein. Eine Überprüfung des Kontrastes ist auf folgender Seite möglich:
  http://leserlich.info/werkzeuge/kontrastrechner/.
  Die benötigten Informationen zu verwendeten Farbwerten finden sich unter Schriftfarbe > weitere Farben > Benutzerdefiniert.
  
  
• Abstände sind über Formatvorlagen definiert:
  Abstände sollten nicht über Zeilenumbrüche eingestellt werden. Besser ist es, Abstände über Formatvorlagen bzw. Absätze genau zu definieren.
  
  
• Tabellen sind möglichst einfach gestaltet:
  Bei der Überprüfung von Tabellen auf Barrierearmut gibt es häufig Fehlermeldungen. Daher der Tipp: Tabellen möglichst einfach gestalten.
  Dazu gehören:
  1. Tabellenüberschriften außerhalb der Tabelle als eigene Formatvorlage definieren.
  2. Verschachtelte Tabellenzellen sowie verbundene Zeilen- und Spaltenüberschriften nach Möglichkeit vermeiden, denn die Zuordnung einzelner Tabellenzellen zu den jeweiligen Zeilen- und Spaltenüberschriften wird dadurch erschwert.
  

• Layout-Tabellen werden nicht verwendet:
  Häufig nutzen wir in Word-Dokumenten Tabellen, um das Layout einfach zu strukturieren. Ein Beispiel einer Layout-Tabelle ist die Anordnung von Logos in einer Spalte und in einer zweiten Spalte die Angabe der dazugehörigen Institution. Um ein barrierearmes Dokument zu erstellen, ist das leider so nicht möglich. Es ist zwar ein bisschen umständlicher, aber über Abstände, Spalten und das Verankern von Bildern im Text sind auch gute Layout-Ergebnisse möglich.
  
  
• Echte Fußnoten und Endnoten werden verwendet:
  Bei Überprüfung auf Barrierefreiheit gibt es in Acrobat manchmal Probleme bei den Fuß- und Endnoten. Bevor in Acrobat versucht wird, den Fehler umständlich zu beheben, sollten zunächst im Original-Word-Dokument die Fuß- und Endnoten neu angelegt und dann als PDF abgespeichert werden.
  So geht's: Überprüfung > Fußnote / Endnote einfügen.
  
  
• Sprachwechsel sind gekennzeichnet:
  Die meisten von uns kennen das: Ein Navigationsgerät liest im Ausland die Richtung in deutscher Aussprache vor. Das ist lustig, es erschwert aber das Verständnis eines Textes (z.B. wenn das französische „centre ville“ in der deutschen Sprachausgabe „Zentre Wille“ ausgesprochen wird.) Um nun eine richtige Aussprache des Screenreaders zu gewährleisten, müssen Wörter einer anderen Sprache im Dokument entsprechend gekennzeichnet sein, wie z.B. die englischen Worte „Sustainability summit“ in einem deutschsprachigen Dokument.
  So geht‘s: Überprüfen > Sprache > Sprache für Korrekturhilfen festlegen.
  
  
  

Wünschenswerte Voreinstellungen und Kriterien:

• Das Dokument ist mit Lesezeichen versehen:
  Lesezeichen vereinfachen die Navigation im Dokument.
  So geht‘s: Textstelle markieren > Navigationsleiste „Einfügen“ > Hyperlink > Textmarke > Namen des Lesezeichens einfügen, bspw. „Anhang“. Eine andere Möglichkeit ist ein in Word erstelltes Inhaltsverzeichnis. Beim Erstellen des PDF können nun die Einstellungen so gewählt werden, dass das Inhaltsverzeichnis im PDF als Lesezeichen erscheint.
  
  
• Interpretierbare Zeichencodierungen verwenden:
  Damit die im Dokument vorhandenen Zeichen von unterstützenden Technologien korrekt interpretiert werden können, muss eine eindeutige Zuordnung zu Unicode-Zeichen vorhanden sein.
  So geht‘s: Code für Zeichen in Unicodedatenbank suchen (https://unicode-table.com/de/) > Code auswählen und in Word einfügen > Alt + C > Unicode wird in das Zeichen umgewandelt.
  
  Eine detaillierte Anleitung für die (Vor-)Einstellungen, die in Microsoft Word getroffen werden müssten, ist hier zu finden:
  https://www.uni-giessen.de/fbz/svc/hrz/org/mitarb/abt/3/im/projekt/PDF/doku/Erstellen-lang10.pdf

 Erforderliche Kriterien

• Dokument ist als "getaggt" gekennzeichnet:
  Einige Screenreader funktionieren nur dann korrekt, wenn im PDF- Dokument dieses Merkmal vorhanden ist.
  So geht’s: Grundeinstellungen > Werkzeuge > Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe-PDF mit Tags aktivieren
  
  
• Dokumenttitel ist vorhanden:
  Ein Titel hilft sich besser orientieren zu können.
  So geht‘s: Datei > Eigenschaften > Beschreibung Titel
  
  
• Eine Dokumentensprache ist definiert:
  Damit Bildschirmleseprogramme das PDF-Dokument korrekt (mit der richtigen Aussprache) vorlesen können, sollte die Sprache des Dokuments definiert sein.
  So geht‘s: Datei > Eigenschaften > Erweitert; Sprache
  
  
• Tabulatorenstruktur folgt Dokumentenstruktur:
  Wenn mit der Tabulator-Taste schrittweise durch das PDF- Dokument navigiert wird, müssen die Informationen durchgängig in der gleichen Reihenfolge wie die Dokumentenstruktur sein.
  So geht’s: Bearbeiten > Einstellungen > Barrierefreiheit > Dokumentstruktur für Tabreihenfolge
  
  
• Das Dokument ist durchgängig und logisch gegliedert und vollständig getaggt:
  Eine durchgängige Gliederung hilft, gezielt durch das Dokument navigieren zu können. Die logische Lesereihenfolge bestimmt die Reihenfolge, in der die Inhalte an unterstützende Technologien übergeben werden. Teile eines Dokuments, die nicht getaggt sind, können durch unterstützende Technologien nicht wahrgenommen werden oder werden falsch interpretiert.
  So geht‘s: Werkzeuge > Ein-/Ausgabehilfe > TouchUp-Leserichtung > Reihenfolge-Fenster anzeigen > Bearbeiten
  
  
• Das Dokument besitzt zulässige Sicherheitseinstellungen:
  Die Sicherheitseinstellungen sind so eingestellt, dass unterstützende Technologien auf das Dokument zugreifen können.
  So geht‘s: Datei > Eigenschaften > Sicherheit > Keine Sicherheit
  
  
• Grafiken sind mit Alternativtexten versehen:
  Damit Bilder und Grafiken auch von sehbeeinträchtigten Personen wahrgenommen werden können, muss jeweils ein Alternativtext mit einer entsprechenden Beschreibung des Bildes oder der Grafik verfügbar sein. Sprachausgaben zum Anzeigen von Dokumenten lesen beim Erreichen des Bildes oder der Grafik den Alternativtext vor.
  So geht’s: Werkzeuge > Ein-/Ausgabehilfe > TouchUp-Leserichtung > Reihenfolge-Fenster anzeigen > Grafik > rechte Maustaste > Alternativtext bearbeiten
  
  
• Tabellenbeschreibung sind vorhabenden:
  Tabellenbeschreibungen sind in Word möglich, jedoch werden sie beim PDF-Export leider nicht übernommen. Da es ein Kriterium für ein barrierefreies PDF ist, muss dies im PDF händisch nachbearbeitet werden.
  So geht´s:Reihenfolge-Navigationsfenster > Optionsmenü > Leserichtung-Fenster anzeigen > dann das oben links erscheinende Tabellen-Etikett oben links mit Rechtsklick anklicken > dann Tabellenübersicht bearbeiten wählen und die Tabellenbeschreibung einfügen
  
  

Wünschenswerte Kriterien

• Korrekte Satzstruktur von Tags/Rollen:
  Damit die Tag-Struktur im PDF-Dokument von unterstützenden Technologien korrekt interpretiert werden kann, müssen Tags beispielsweise auf die richtige Reihenfolge der Textelemente hin überprüft werden.
  So geht‘s: Werkzeuge > Barrierefreiheit > Leserichtung.
  Eine nachträgliche Bearbeitung (bspw. der Reihenfolge) ist mit der TouchUp-Funktion in Adobe möglich.
  So geht’s: Werkzeuge > Ein-/Ausgabehilfe > TouchUp-Leserichtung > Reihenfolge-Fenster anzeigen > Bearbeiten
  
  
• Das Dokument ist mit Lesezeichen versehen:
  Lesezeichen vereinfachen die Navigation durch das PDF- Dokument.
  So geht’s: Textteil markieren > rechte Maustaste > Lesezeichen hinzufügen
  

Eine detaillierte Anleitung für die (Vor-)Einstellungen, die in Adobe Acrobat Pro getroffen werden müssten, ist hier zu finden:
https://www.uni-giessen.de/fbz/svc/hrz/org/mitarb/abt/3/im/projekt/PDF/doku/Erstellen-lang10.pdf

Die Funktion Vollständige Überprüfung in Acrobat prüft eine PDF auf viele der Eigenschaften barrierearmer PDFs. Sie können wählen, nach welchen Barriereproblemen gesucht werden soll und wie die Ergebnisse präsentiert werden sollen. So geht´s: Werkzeuge > Ein-/ Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung > Berichtoptionen für die Art der Ergebnisanzeige (Speicherort) > Überprüfungsoption auswählen > Prüfung starten.

Zusätzlich zur vollständigen Überprüfung gibt es noch weitere Methoden zur Prüfung der PDF Barrierefreiheit. Beispielsweise kann unter Anzeige > Sprachausgabe getestet werden, wie das Dokument für Leser*innen mit Sprachausgabe wiedergegeben wird.

Mit dem PDF Accessibility Checker (PAC 3) kann geprüft werden, ob das PDF-Dokument alle Merkmale barrierearmer Dokumente erfüllt.

Das Programm kann unter folgendem Link auf den Seiten der Stiftung zur behindertengerechten Technologienutzung heruntergeladen werden:
https://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac.html

Mit dem Colour Contrast Analyser können Kontraste gemessen werden. Öffnen Sie dazu das Programm und wählen sich im Bereich > Foreground mit der Pipette die Vordergrundfarbe aus (z.B. eines Textes oder Bildes).

Dann wählen sie die Hintergrundfarbe. Das Kontrastverhältnis von Vorder- und Hintergrund > Contrast ratio sollte über 4,5:1 liegen, damit die Anforderungen für Barrierefreiheit erfüllt sind.

Das Programm kann hier herunter geladen werden:
https://developer.paciellogroup.com/resources/contrastanalyser/