Datenschutzerklärung des Helmholtz-Zentrums für Umweltforschung GmbH - UFZ

I. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ
Permoserstraße 15
04318 Leipzig
Deutschland
Tel.: 0341/ 235-0
E-Mail: info@ufz.de
Website: www.ufz.de

II. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Die Datenschutzbeauftragte
Permoserstraße 15
04318 Leipzig
Deutschland
Tel.: 0341/ 235-1271
E-Mail: datenschutz@ufz.de
Website: www.ufz.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgen, holen wir eine vorab eine Einwilligung des Nutzers ein. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Dieser Datensatz besteht aus:

• der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,
• dem Namen der Datei,
• dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage,
• der übertragene Datenmenge,
• dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden),
• der Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
• der IP-Adresse des anfragenden Rechners.

Die Daten werden in den Logfiles unserer Systeme gespeichert. Eine Speicherung der Daten mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseiten, zur Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Daten in Logfiles werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 31 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzer. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

(1) zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers,
(2) die aufgerufene Webseite,
(3) die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer),
(4) die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden,
(5) die Verweildauer auf der Webseite,
(6) die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite.

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unserer Webseite. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken und haben daher die volle Kontrolle über die Verwendung der Cookies. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Wir bieten unseren Nutzern auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Sie können aber auch an dieser Stelle der Erfassung Ihrer Nutzungsdaten widersprechen, indem Sie unten den Haken im Kasten wegklicken. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Daten des Nutzers nicht zu speichern. Löscht der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss er den Opt-Out-Cookie erneut setzten.
 

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/.

VI. Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir bieten Ihnen auf unserer Internetseite die Möglichkeit, unseren kostenfreien Newsletter „Umweltperspektiven“ zu bestellen. Dieser Newsletter ist entweder in Papierform oder als E-Paper erhältlich. Bei der Anmeldung zum Newsletter werden die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

(1) Name des Nutzers
(2) Adresse des Nutzers (nur bei Versand in Papierform)
(3) E-Mail-Adresse des Nutzers (nur bei Versand als E-Paper)

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand des Newsletters als E-Paper keine Weitergabe der Daten an Dritte. Für den Versand des Newsletters in Papierform werden die Kontaktdaten (Name und Adresse) an eine Druckerei, die vom UFZ mit dem Druck und dem Versand des Newsletters beauftragt wird, weitergeben. Die Druckerei ist Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO.

Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der E-Mail-Adresse und der postalischen Adresse des Nutzers dient dazu, den Newsletter zuzustellen in Form der Print, PDF oder E-Paper-Version.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. solange, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt und die Einwilligung damit widerrufen werden. Die Kündigung ist per E-Mail zu richten an info@ufz.de oder per Post an: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ, Stab Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Permoserstr. 15, 04318 Leipzig.

Nach Widerruf der Einwilligung werden die erhobenen Daten unverzüglich gelöscht.

VII. Anmeldung für Veranstaltungen mittels Webformular

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir bieten Ihnen auf unserer Internetseite die Möglichkeit an, sich mittels Webformular oder einer Konferenzorganisations-Software für Veranstaltungen des UFZ zu registrieren.

Folgende Daten werden bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung erhoben:

(1) Titel, Name des Veranstaltungsteilnehmers
(2) Adresse des Veranstaltungsteilnehmers
(3) E-Mail-Adresse des Veranstaltungsteilnehmers
(4) Institution des Veranstaltungsteilnehmers

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Ausfüllvorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für die Organisation einiger Veranstaltungen eine Weitergabe an eine PCO, die vom UFZ mit der Organisation der Veranstaltung beauftragt wird. Ein PCO ist ein „Professional Congress Organizer“, d.h. ein externes Unternehmen, das Organisations- und Agenturleistungen im Zusammenhang mit Workshops, Seminare, Tagungen oder Konferenzen anbietet. Die beauftragte PCO ist Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO. Es erfolgt bei der Anmeldung zu der jeweiligen Veranstaltung ein Hinweis, ob diese durch den externen PCO organisiert wird.

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Konferenzorganisations-Software erfolgt eine Erfassung Ihrer Daten über die Software und eine Speicherung Ihrer Daten auf den Servern des UFZ. Der Software-Anbieter ist Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO.

Bei Veranstaltungen, die nicht durch eine PCO organisiert werden, oder bei denen die Konferenzorganisations-Software nicht genutzt wird, erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für Ihre Registrierung für die Veranstaltung und die Durchführung der Veranstaltung verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung durch den Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie bei entgeltlichen Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Erfüllung eines Vertrages).

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der Daten dient dazu, Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu gewährleisten. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen dient die Verarbeitung der Daten zudem der Abrechnung.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. nach Durchführung der Veranstaltung.

Wenn es sich um eine entgeltliche Veranstaltung handelt und eine Rechnung für die Teilnahmegebühr ausgestellt wird, müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Die Daten müssen dann gem. § 14b Abs. 1 UStG für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden und werden nach Ablauf dieser Dauer gelöscht bzw. vernichtet. Es werden nur die auf der Rechnung enthaltenen Daten gespeichert. Die für die Ausstellung der Rechnung nicht erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse) werden gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Anmeldung zu einer Veranstaltung ist für Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Veranstaltungsteilnehmers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Sollten Sie sich nach Anmeldung zur Veranstaltung doch gegen eine Teilnahme entscheiden, kann die erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten gleichzeitig mit der Absage der Teilnahme an der Veranstaltung durch den betroffenen Nutzer jederzeit - bei entgeltlichen Veranstaltungen jedoch nur vor der Entstehung der Kostenpflicht - widerrufen werden. Der Widerruf ist per E-Mail zu richten an info@ufz.de oder per Post an: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ, Stab Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Permoserstr. 15, 04318 Leipzig.

Nach Eingang des Widerrufs der Einwilligung werden die erhobenen Daten gelöscht.

XIII. Verwendung von Webformularen für Umfragen o.ä.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir bieten Ihnen auf unserer Internetseite die Möglichkeit mittels Webformular an wissenschaftlichen Umfragen o.ä. teilzunehmen.

Soweit es sich nicht um anonymisierte Umfragen handelt, werden u.U. personenbezogene Daten (z.B. Kontaktdaten) erfragt und erhoben. Die Eingabe dieser Daten erfolgt durch den Nutzer in jedem Fall freiwillig.

Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten wird im Rahmen des Ausfüllvorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten für die Teilnahme an Umfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten dient nur der Kontaktaufnahme, um auf Wunsch über die Durchführung, Auswertung oder über die Ergebnisse der Umfrage zu informieren.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. nachdem der Verantwortliche über die Ergebnisse der Umfrage informiert hat.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können die erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Der Widerruf ist per E-Mail oder per Post an den/die im Webformular benannten Verantwortliche/n zu richten.

Nach Widerruf der Einwilligung werden die erhobenen Daten unverzüglich gelöscht.

IX. Verwendung von Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
(1) Warenkorb für den Bilddownload aus der Bilddatenbank
(2) Log-In-Informationen für Webservices
(3) Session-Informationen für Webservices

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Der volle Funktionsumfang unserer Internetseite kann ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:
(1) Warenkorb für den Bilddownload aus der Bilddatenbank
(2) Log-In-Informationen für Webservices
(3) Session-Informationen für Webservices

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Webseite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert beim Schließen des Browsers erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

X. Social Media Plugins

Wir setzen auf unserer Webseite sog. Social-Media-Buttons (auch Social-Media-Plugins) ein. Hierbei handelt es sich um kleine Schaltflächen mittels derer Sie Inhalte unserer Webseite in sozialen Netzwerken unter Ihrem Profil veröffentlichen können.

Sofern Sie eine solche Schaltfläche aktivieren, wird eine Verbindung zwischen unserer Webseite und dem sozialen Netzwerk hergestellt. Neben den betreffenden Inhalten, erhält der Betreiber des sozialen Netzwerkes weitere zum Teil personenbezogene Information. Dazu gehört etwa der Umstand, dass Sie gerade unsere Seite besuchen.

Die Einbindung der Social-Media-Buttons erfolgt unter Einsatz der sog. Shariff-Lösung. Diese von Heise und c’t entwickelte Lösung verhindert, dass bereits eine Verbindung zu einem sozialen Netzwerk aufgebaut wird, nur weil Sie eine Seite mit einem Social-Media-Button aufrufen, ohne diesen zu aktivieren. Das bedeutet, dass erst dann Informationen an das soziale Netzwerk übermittelt werden, wenn Sie die Schaltfläche einsetzen.

Die folgenden Social-Media-Plugins setzen wir ein:

a) Facebook:
Teilweise werden Informationen an die Muttergesellschaft Facebook Inc. mit Sitz in den USA übermittelt. Diese beachtet die Datenschutzbestimmungen des „US-Privacy-Shield“ und ist beim „US-Privacy Shield“-Programm des US-Handelsministeriums registriert.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook.

b) Twitter:
Teilweise werden Informationen an die Muttergesellschaft Twitter Inc. mit Sitz in den USA übermittelt. Diese beachtet die Datenschutzbestimmungen des „US-Privacy-Shield“ und ist beim „US-Privacy Shield“-Programm des US-Handelsministeriums registriert.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Twitter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Twitter.

XI. YouTube

Wir nutzen für die Einbindung von Videos auf unseren Internetseiten den Anbieter YouTube, LLC 901 Cherry Ave., 94066 San Bruno, CA, USA (im Folgenden: „YouTube“), ein Unternehmen der Google Inc., Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (im Folgenden: „Google“).

Hierbei nutzen wir die von YouTube zur Verfügung gestellte Option des „erweiterten Datenschutzmodus“.

Wenn Sie eine Seite aufrufen, die über ein eingebettetes Video verfügt, wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt und dabei der Inhalt durch Mitteilung an Ihren Browser auf der Internetseite dargestellt.

Laut der Angaben von YouTube werden im „erweiterten Datenschutzmodus“ nur dann Ihre Daten – insbesondere welche unserer Internetseiten Sie besucht haben sowie gerätespezifische Informationen inklusive der IP-Adresse – an den YouTube-Server in den USA übermittelt, wenn Sie das Video anschauen.

Sind Sie gleichzeitig bei YouTube eingeloggt, werden diese Informationen Ihrem Mitgliedskonto bei YouTube zugeordnet. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich vor dem Besuch unserer Website von Ihrem Mitgliedskonto abmelden.

Google beachtet die Datenschutzbestimmungen des „US-Privacy-Shield“ und ist beim „US-Privacy Shield“-Programm des US-Handelsministeriums registriert.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit YouTube finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google.

XII. Bewerbermangement – e-Recruiting

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Internetseite bieten wir Bewerberinnen und Bewerbern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten für offene Stellenangebote zu bewerben.

Folgende Daten werden bei der Registrierung im e-Recruiting-Portal erhoben:

(1) Anrede
(2) Vorname und Nachname des Bewerbers
(3) Adresse des Bewerbers
(4) E-Mail-Adresse des Veranstaltungsteilnehmers
(5) Telefonnummer
(6) sonstige Bewerberdaten und -unterlagen, wie z.B. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Lichtbilder)

Die Daten werden bei der Registrierung in eine Eingabemaske eingegeben, hochgeladen, auf den Systemen unseres Software-Partners gespeichert und an uns übermittelt. Der Software-Partner ist Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Dateneingabe des Nutzers ist für die Teilnahme an Bewerbungsverfahren des UFZ sowie zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

4. Dauer der Speicherung
Im Fall der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten in der Personalakte gespeichert.

Für den Fall der Nichtberücksichtigung im konkreten Bewerbungsverfahren werden die Daten 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihre personenbezogenen Daten jederzeit löschen, Ihre Bewerbung(en) zurückziehen oder unrichtige Daten korrigieren, indem Sie sich mit Ihren Login-Daten im e-Recruiting-Portal einloggen und Ihr Profil entsprechend bearbeiten oder indem Sie sich an personal@ufz.de oder per Post an Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ, Personal & Unternehmenskultur, Permoserstraße 15, 04318 Leipzig wenden.

XIII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
Erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
  
• die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
• wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
  

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
  

b) Information an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
  

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung, Art. 7 Abs. 3, S. 1 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Husarenstr. 30, 53117 Bonn, Tel.: 0228-997799-0, E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de.