Hinweise für elektronische Rechnungen / Ablösung Eingangsrechnungen in Papierform 

Hinweise für Lieferanten der Helmholtz - Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hat im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben. Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in nationales Recht überführt. Seit 27.11.2020 gilt im öffentlichen Auftragswesen die E-Rechnungspflicht. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang:

• Ab einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (netto) ist das UFZ verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu empfangen. Bitte übermitteln Sie uns Ihre elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.2.0 oder XRechnung-Format (XML-Datensatz). Sie haben folgende Möglichkeiten:
  1. Übermittlung der Rechnung per E-Mail an: invoice@ufz.de. Hierbei ist pro elektronische Rechnung eine Mail an die Mailadresse invoice@ufz.de  zu senden.
  2. Übermittlung der Rechnung über das Bundesportal OZG-RE. Unsere Leitweg-ID lautet: 992-80294-44. Für die Registrierung am Bundesportal OZG-RE sind unter anderem eine Umsatzsteuer-ID und eine Steuernummer erforderlich. Lieferanten aus Drittländern sind somit ausgeschlossen.
  3. Übermittlung der Rechnung über das Netzwerk Peppol. Unsere Peppol-ID lautet: 0204:90-80294-44.
      

• Rechnungen unter einem Auftragswert von 1.000 € (netto) können Sie uns entweder in den zuvor genannten elektronischen Formaten oder als Datei im pdf-Format über die oben beschriebenen Übertragungswege OZG-RE, Peppol oder E-Mail zusenden. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir ab dem 1. April 2022 keine Rechnungen mehr in Papierform akzeptieren können und ab diesem Datum Ihre Rechnungen in Papierform zu unserer Entlastung zurücksenden werden. 
  
  
• Buchhalterische und technische Rückfragen im Zusammenhang mit den elektronischen Rechnungen senden Sie bitte an
  xrechnungen@ufz.de

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den folgenden Dokumenten. Das erste Schreiben erläutert grundlegende Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Der zweite Link beinhaltet die technische Dokumentation bzgl. der Anwendung des ZUGFeRD- oder XRechnung-Formats, welche u. a. die Ursache wiederkehrender Probleme bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen beschreibt.