Ausschreibungen und Vergaben

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Freihändige Vergabe

Anfrage-Nr. Vhv 189_21 UFZ ID604
Vergabestelle Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ
Abt. Einkauf
Permoserstraße 15
04318 Leipzig
Art der Leistung

Veröffentlichung:Mittwoch, 06.10.2021
Frist zur Einreichung von Bieterfragen: Mittwoch, 20.10.2021, 10:00
Veröffentlichung der Bieterfragen und Antworten: Freitag, 22.10.2021
Angebotsfrist: Donnerstag, 28.10.2021, 10:00
Bindefrist: Donnerstag, 18.11.2021
Vergabeverfahren gemäß UVgO: Verhandlungsvergabe (Vhv)

Verfahrensnummer: Vhv 189_21 UFZ ID604
Beschaffung betrifft eine Rahmenvereinbarung: Nein
Losaufteilung vorgesehen: Nein
Nebenangebote zugelassen: Nein

Vergabestelle: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ, Abt. Einkauf,
                          Permoserstraße 15, 04318 Leipzig
Beschaffungsgegenstand:
GC-System mit 2 S/SL Injektoren, 3 Detektoren (2x FID und 1x WLD) und einem HeadSpace-Autosampler (loop System, neu) und 1x Liquid/HS CTC AS (bereits vorhanden)
Kurze Beschreibung:
Das benötigte System wird zur GC-Bestimmung von leichtflüchtigen KWs und CKWs benötigt.

Die zu ersetzende Bestandsgerätekombination wird über die Softwarelizenzen "GC Agilent Chem Station System 04.03 (54)" und "GC Agilent CTC control 1.06" betrieben. Es ist entweder eine Erweiterung und Erneuerung dieser Softwarelizenz (Windows 10) für das angebotene System oder eine Software, zur Steuerung von und Auswertung der Messungen sowie der Speicherung von Messergebnissen inklusive der dazugehörigen Lizenz, anzubieten.
Die betriebsbereite Installation auf dem, zum angebotenen System/Gerät gehörendem Steuer- und Auswertesystem, ist ebenfalls Bestandteil.
Anzahl:
1 Stück wird beschafft
Liefer- bzw. Leistungsort:
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ, Permoserstraße 15, 04318 Leipzig 
Liefer- bzw. Leistungsstelle:
Lieferung frei Verwendungsstelle
Verwendungsstelle: Geb. 5.0, Raum 117
Lieferung muss frei Verwendungsstelle erfolgen. Der Zugang ist ebenerdig, mit Fahrstuhl erreichbar (Incoterms 2020: DDP entladen).
Hinweis zur Angebotsabgabe:
Es ist ein Angebot einzureichen, welches unter Einhaltung und Einbeziehung der Mindestanforderungen folgende Angaben enthalten sollte:
° Die Gesamtkosten für den benannten Beschaffungsgegenstand
  inklusive Anlieferung, Vor-Ort-Aufbau bzw. Installation, Inbetrieb- und Abnahme
  sowie die für den Betrieb notwendige Einweisung/Schulungen.
  Die zu erbringende Schulung ist explizit im Angebot aufzulisten.
° Optional geforderte Positionen ("Zwingend als Option ist anzubieten:")
Angebotsbestandteile:
° rechtsverbindlich unterschriebenes oder digital signiertes Angebot
° Gültiger Handelsregisterauszug (nicht älter als sechs Monate) 
° Nachweis der Haftpflichtversicherung ihres Unternehmens für
  Personen- und Sachschäden pro Schadensfall.
ausgefüllt und unterschrieben:
° 04_3_Erfassungsblatt zur Prüfung Mindestkriterien Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
° 04_5_Erfassungsblatt zum Vergabeverfahren Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
° 04_6_Erfassungsblatt zur Wartung Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
° 04_7_Erfassungsblatt Zollangaben  Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
° 04_8_Eigenerklärung Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
geprüft und akzeptiert:
° 04_4_Verbale Leistungsbeschreibung Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
° 04_9_Kaufvertrag Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf
Sollte es bezüglich des Kaufvertrages Fragen oder Änderungswünsche geben, so sind diese im Rahmen der Bieterfragen innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitraumes zu stellen. Bitte beachten Sie: Bieter dürfen die Vergabeunterlagen nicht ändern - dies führt zum Ausschluss des Angebotes!
Hinweis zu den Mindestkriterien:
Die Einhaltung der definierten Mindestkriterien ist im <Erfassungsblatt zur Prüfung Mindestkriterien Vhv 189_21 UFZ ID604.pdf> zu bestätigen. In dem Falle, dass zu einem oder mehreren hier definierten Kriterien (lfd. Nummer 1-8) eine Angabe fehlt (Erfassungsblatt nur teilweise ausgefüllt), wird das jeweilige Kriterium als nicht erfüllt gewertet.
Zwingend als Option ist anzubieten:
GEWÄHRLEISTUNG:
° ggf. 12-monatige Verlängerung des Gewährleistungszeitraumes auf 24 Monate
=> Diese Position ist zwingend wenn Ihr System keine 24 Monate Gewährleistung hat. 
Bitte beachten Sie:
Es gelten die Allgemeinen Einkaufsbedingungen des UFZ (Anlage1 AEB UFZ St22_07_15.pdf) und ergänzend der Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B).
Datenschutzhinweise zu Vergabeverfahren finden Sie auf unserer Homepage unter
https://www.ufz.de/index.php?de=34273.
Wir behalten uns vor, den Zuschlag ohne die Durchführung einer Verhandlung zu erteilen.
Vergabebewertung:
Alle eingehenden Angebote werden im Anschluss an die Eignungsprüfung und bei Einhaltung der geforderten Mindestkriterien nach Preis 100% bewertet.
Einreichung der Unterlagen:
digitale Angebotseinreichung
Die Angebote sind mit dem Betreff: 
                      <Verhandlungsvergabe (Vhv) mit der Nummer: Vhv 189_21 UFZ ID604>
bis zum 28.10.2021, 10:00 Uhr per E-Mail an Frau Nadine Parchwitz (nadine.parchwitz@ufz.de) und an Herr Tilo Prenzel (tilo.prenzel@ufz.de) einzureichen.
Bieterfragen:
Im Vergabeverfahren sind bis zum 20.10.2021, 10:00 Uhr Bieterfragen möglich. Die Fragen sind schriftlich per E-Mail mit dem Betreff: *Bieterfrage zu Vhv 189_21 UFZ ID604* an Frau Nadine Parchwitz (nadine.parchwitz@ufz.de) und an Herr Tilo Prenzel   (tilo.prenzel@ufz.de) zu richten. Die Veröffentlichung der Fragen und Antworten wird bis zum 22.10.2021 erfolgen.
Aus der Beantwortung von Bieterfragen können sich Änderungen/Anpassungen ergeben.
HINWEIS:
Die Anfragen der Bewerber haben so rechtzeitig zu erfolgen, dass der Auftraggeber noch sechs Tage vor dem Ablauf der Angebotsfrist Auskunft erteilen kann. Ansonsten ist der Auftraggeber zu einer Beantwortung dieser Anfragen nicht verpflichtet.
Erläuterungen, Ergänzungen, alle Download-Dokumente sowie die Antworten auf Bieterfragen finden Sie unter:
 https://www.ufz.de/index.php?de=34273
ES WERDEN KEINE DOKUMENTE VERSANDT.
=> Bitte nutzen Sie den freien Zugang zu allen Unterlagen.

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AKTUALISIERUNG: 12.10.2021, 15:20 Uhr

Bieterfrage 1:
Um die Details auf unserer Seite klären zu können, speziell die Kombination aus unserem GC mit 3 Detektoren und dem vorhandenen
CTC Combi PAL‐Autosampler, benötigen wir noch einige wenige Infos zum CTC.
Derzeit wird die Gerätekombi mit den Lizenzen "GC Agilent Chem Station System 04.03 (54)" und "GC Agilent CTC control 1.06" betrieben
(Info laut Leistungsbeschreibung).
Können Sie uns bitte noch weitere Details zu Soft‐ und Hardware des CTC zur Verfügung stellen?
Uns interessieren hier besonders die genaue Gerätebezeichnung des CTC.

Antwort 1:
Wir können folgende Informationen zum CTC geben:
Nr. vom CTC: MXY 02-00B / GeräteNr. CTC 120433 / Es handelt sich um eine XT-Erweiterung.

AKTUALISIERUNG: 15.10.2021, 14:45 Uhr

Bieterfrage 2:
Unter welcher Firmware läuft der CTC Combi PAL-Autosampler?

Antwort 2:
Der vorhandene Autosampler "CTC Combi-PAL 80xt" läuft unter der Firmware: 2.5.2

Bieterfrage 3:
Welche Applikationen / Modi (Flüssig, Headspace, SPME etc.) müssen darauf abgebildet werden?

Antwort 3:
Folgende Applikationen / Modi müssen mit dem Bestandssystem abgebildet werden und entsprechend
dem Punkt 3.6 der Mindestkriterien in die Steuerung des angebotenen Systems vollständig eingebunden sein:
- Flüssig,
- Headspace für 1 - 2.5 - 5 ml Syringe Volume (heizbare Syringe holder sind vorhanden),
- SPME

Bieterfrage 4:
Ist es zulässig, statt einer Anbindung auch einen neuen Autosampler anzubieten?

Antwort 4:

Ja, es ist zulässig, statt der Einbindung des vorhandene CTC Combi PAL, einen neuen Autosampler anzubieten.
Dabei ist zu beachten, dass es keine Funktionseinschränkungen zum Bestandssystem CTC Combi PAL geben darf.

insbesondere:
- genügend Platz für Proben: Gleichzeitige Verfügbarkeit (müssen gleichzeitig installierbar sein) für
        ° mindestens 64 Headspace (10 bzw. 20 ml Volumen),
        ° mindestens 80 Flüssigproben (1ml) und
        ° Inkubator für mindestens 6 HS-Proben.
- einstellbare und veränderbare Volumen und Injektionsgeschwindigkeiten bei den Spritzen
- Steuerung, Programmierung und Justierung über einen "Satelliten" (Handgerät, ohne PC) muss möglich sein
- freie x-y-z Programmierbarkeit
- alle Justierungen und/oder die Programmierung des dann angebotenen Autosamplers muss durch UFZ-Nutzer, ohne weiteren technischen Support bzw. ohne die Anwesenheit eines Servicetechnikers, möglich sein.

- Der evtl. neu angebotene Autosampler, statt der Einbindung des vorhandene CTC Combi PA, muss entsprechend den Punkten 1.1 und 3.6 der Mindestkriterien komplett inkl. aller Funktionalitäten in die Steuersoftware des angebotenen Gesamtsystems eingebunden sein.

Sollten Sie diese Variante wählen, erstellen Sie bitte in Ihrem Anschreiben zum Angebot einen entsprechenden Hinweis und bestätigen Sie im Punkt 3.6 des Erfassungsblattes zur Prüfung Mindestkriterien, dass die Steuerung des Autosamplers in die Steuerung des Systems integriert wird.

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Dokumente
Ansprechpartner
(kaufmännisch)
Nadine Parchwitz (nadine.parchwitz@ufz.de) und Tilo Prenzel (tilo.prenzel@ufz.de)
Angebotsabgabe Die Angebotsfrist endet am 28.10.2021 10:00
Bindefrist 18.11.2021
Liefertermin schnellstmöglich
Vertragsbedingungen Es gelten die Allgemeinen Einkaufsbedingungen des UFZ.
Abgabemöglichkeiten
der Angebote
per E-Mail an:

nadine.parchwitz@ufz.de und tilo.prenzel@ufz.de
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