Abrechnung Gäste
Herzlich Willkommen auf der Seite zum Abrechnen Ihrer Reiseauslagen als Gast des UFZ!
Bitte halten Sie Ihre Antragsnummer und die e-Mailadresse bereit, mit der Sie die Einladung erhalten haben. Diese Daten sind notwendig um die Reiseauslagen zu beantragen.
Aus technischen Gründen ist es notwendig, dass nur eine PDF hochgeladen werden kann. Bitte fassen Sie alle Belege digital in einer PDF zusammen.
Die Bearbeitung kann je nach Reiseaufkommen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten in diesem Fall auf Ihr Verständnis.
Sollten Sie Fragen zum Stand Ihrer Abrechnung haben, wenden Sie sich bitte an die Person, die Sie eingeladen hat oder direkt per E-Mail an das Reisemanagement über verwaltung-rk@ufz.de
Abrechnung:
Formular zum Einreichen der Reiseunterlagen zur Abrechnung
FAQ
Um die entstandenen Kosten für einen Geschäftstermin am UFZ erstattet zu bekommen, benötigen Sie eine schriftliche Einladung. Diese geht Ihnen grundsätzlich vor dem Geschäftstermin durch die einladende Person vom UFZ zu.
Die Tickets und Buchungen werden durch Sie vorgenommen.
Bitte achten Sie bei der Buchung darauf, dass als Rechnungsadresse das UFZ angegeben wird und nicht Ihre Privatanschrift (z.B. im Hotel). Wird dies nicht berücksichtigt, können wir Ihnen nur den Nettobetrag der Rechnung und für das Frühstück im Hotel nur bis zu 20% des aktuell gültigen Tagegeldsatzes erstatten.
Unsere Anschrift lautet:
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ
Permoserstraße 15
04318 Leipzig
Ja. Als öffentliche Einrichtung sind wir an das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die dazugehörigen Rechtsvorschriften gebunden. Die wichtigsten Rahmenbedingungen finden Sie hier:
Rahmenbedingungen für die Erstattung von Reiseauslagen an Gäste des UFZ
Sind Sie sich unsicher oder haben Fragen, dann schreiben Sie uns bitte an: verwaltung-rk@ufz.de
Das ist natürlich möglich, jedoch gilt es dabei einiges zu beachten:
Dabei spielt die Dauer der privaten oder anderen Geschäftsreise eine wichtige Rolle.
Verbundene Reisetage bis max. fünf Werktage
Die Erstattung der Reiseauslagen wird so bemessen, als ob nur die Reise zum UFZ Geschäftstermin durchgeführt worden wäre.
Dafür benötigen Sie ein Vergleichsangebot ohne den privaten Anteil , also die Kosten bei unmittelbarer Anreise vor Beginn des Geschäftstermines bzw. bei unmittelbarer Rückreise nach Ende des Geschäftstermines.
Verbundene Reisetage über fünf Werktage
Hier wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. Daher werden nur die unmittelbar zusätzlichen Auslagen, die durch den Geschäftstermin verursacht wurden, wie z.B. Fahrtauslagen und Unterkunft vor Ort erstattet; Tagegeld wird für die Dauer des Geschäftstermines sowie für die dienstlich notwendige Reisezeit gewährt.
Hierfür sind zwei weitere Vergleiche nötig
- Tatsächliche Kosten der Reise gesamt:
Dienstort/Wohnort – privater Ort – Geschäftsort (UFZ) – Dienstort/Wohnort - Kosten der privaten Strecke: Wohnort – privater Ort – Wohnort (Was hätte nur der Urlaub bzw. der weitere Geschäftstermin gekostet)
- Kosten der dienstlich notwendigen Strecke: Dienstort/Wohnort – (Geschäftsort UFZ)– Dienstort/Wohnort
Wenn 1 abzüglich 2 kleiner 3 erfolgt die Erstattung der Differenz von 1 minus 2.
Wenn 1 abzüglich 2 größer 3 erfolgt die Erstattung von 3.
- Die Vergleichsangebote müssen zeitgleich zur tatsächlichen Buchung erstellt werden.
- Es werden nicht mehr Auslagen erstattet, als tatsächlich entstanden sind.
Werden keine Vergleiche bei der Abrechnung vorgelegt wird ein fiktiver Vergleich durch unser Vertragsreisebüro vorgenommen. Dieser kann von den tatsächlen Kosten gravierend abweichen und sich negativ auf Ihre Erstattung auswirken.
Das kann passieren. Bitte erläutern Sie im Bemerkungsfeld des Antrages welcher Beleg und in welcher Höhe Ihnen nicht ausgehändigt wurde bzw. verloren gegangen ist. Bitte bestätigen Sie schriftlich, dass Sie diese Kosten nur gegenüber dem UFZ geltend machen.
In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre UFZ Kontaktperson bzw. an das UFZ Reisemanagement
verwaltung-rk@ufz.de.