Allgemeine Einkaufsbedingungen des Helmholtz-Zentrums für Umweltforschung GmbH - UFZ
(Stand 05/2022)


 1.  Allgemeines

  • 1.1 Die Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Helmholtz-Zentrums für Umweltforschung GmbH – UFZ (UFZ) gelten für alle vom UFZ in Auftrag gegebenen Lieferungen und Leistungen, soweit nicht zwischen dem UFZ und dem Auftragnehmer (AN) schriftlich etwas anderes vereinbart wird. Darüber hinaus finden die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in ihrer jeweils gültigen Fassung Anwendung.
  • 1.2 Der AN erkennt diese Einkaufsbedingungen des UFZ durch die Abgabe eines Angebotes, durch Auftragsbestätigung, durch Annahme oder Ausführung einer Bestellung an.
  • 1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN und vom Bestellschreiben des UFZ oder diesen Einkaufsbedingungen abweichende Bedingungen gelten nur, wenn und soweit sie vom UFZ ausdrücklich schriftlich anerkannt worden sind. Dies gilt auch dann, wenn der AN im Angebot oder in der Auftragsbestätigung auf seine allgemeinen Geschäftsbedingungen verweist.
  • 1.4 In jeglicher Korrespondenz (z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen etc.) sind Bestellnummer und Datum der Schreiben des UFZ anzugeben.
  • 1.5 Das UFZ unterliegt als öffentliche Forschungseinrichtung dem Selbstversicherungsprinzip der öffentlichen Hand.
  • 1.6 Diese Einkaufsbedingungen gelten nur, wenn der AN Unternehmer (§ 14 BGB), eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

2.  Angebot, Bestellung

  • 2.1 Das UFZ ist öffentlicher Auftraggeber. Der Vertragsschluss erfolgt nach den geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen durch Annahme eines Angebotes des AN durch das UFZ in Form einer Bestellung (Bestellung). Diese Bestellung bedarf der Schriftform.
  • 2.2 Das Angebot ist durch den AN kostenfrei und schriftlich abzugeben. Der AN hat sich im Angebot bezüglich Menge, Beschaffenheit und Ausführung an die Anfrage oder an die Spezifikation zu halten und im Falle einer Abweichung ausdrücklich auf diese hinzuweisen. Hat der AN Bedenken gegen die vom UFZ gewünschte Art der Ausführung, so hat er dies dem UFZ unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
  • 2.3 Mündliche Vereinbarungen sowie Vertragsänderungen sind nur wirksam, wenn sie von der Abteilung Einkauf des UFZ schriftlich bestätigt werden.
  • 2.4 Die Schriftform i.S. dieser Allgemeinen Einkaufs-bedingungen ist – soweit nicht abweichend vereinbart – auch dann gewahrt, wenn eine Übermittlung in Textform mit zugelassener fortgeschrittener elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz, in elektronischer Form (§ 126a BGB) oder in Textform (§ 126b BGB) erfolgt.

3.  Preise

  • 3.1 Die vereinbarten Preise sind Festpreise zzgl. Umsatzsteuer und verstehen sich frei der im Auftrag bezeichneten Liefer- bzw. Leistungsstelle einschließlich Verpackung.
  • 3.2 Das UFZ hat die Verordnung PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21.11.1953 in der jeweils gültigen Fassung mit ihrer Anlage, den Leitsätzen für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP), zu beachten.

4. Pflichten des AN, Vertragsausführung

  • 4.1 Der AN sichert die sorgfältige, pünktliche und sachgemäße Erfüllung des Vertrages zu, insbesondere, dass die gelieferten Waren frei von Mängeln sind, die festgelegten Spezifikationen und sonstigen Ausführungsvorschriften des UFZ entsprechend dem neusten Stand von der Technik, sowie die Menge, Güte und Zweckmäßigkeit der Lieferung hinsichtlich Material, Konstruktion und Ausführung eingehalten werden und etwaig zur Lieferung gehörenden Unterlagen (Zeichnungen, Pläne u. ä.) beiliegen. Vom AN dem UFZ mitgeteilte technische Parameter und Rahmendaten gelten als vertraglich vereinbarte Beschaffenheit.
  • 4.2 Der AN sichert zu, dass alle dem UFZ von ihm angelieferten Gegenstände in seinem Eigentum stehen und keine anderweitigen Rechte Dritter entgegenstehen.
  • 4.3 Der AN verpflichtet sich, bei Erfüllung des Vertrags ggf. einschlägige gesetzliche und/oder behördliche Vorschriften und Auflagen einzuhalten. Die Lieferung oder Leistung muss den geltenden Sicherheits-, Arbeitsschutz-. Unfallverhütungs- und sonstigen Vorschriften sowie einschlägigen Normen (DIN, VDE) entsprechen. Nach solchen Vorschriften erforderliche Schutzvorrichtungen hat der AN innerhalb des vereinbarten Preises mitzuliefern.
  • 4.4 Der AN verpflichtet sich, seinen unter die Gefahrstoffverordnung in der jeweils gültigen Fassung fallenden Lieferungen die entsprechenden, aktuellen DIN-Sicherheitsdatenblätter sowie eine Rahmenanalyse beizufügen.
  • 4.5 Der AN ist verpflichtet, alle Arten von Verpackungen kostenfrei zurückzunehmen.

5.  Liefer- und Leistungszeit/Verzug

  • 5.1 Vereinbarte Liefer- und Leistungstermine sind verbindlich. Der AN gerät nach Ablauf der Liefer- oder Leistungszeit in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf. Maßgebend für die Einhaltung der Liefer- oder Leistungstermine ist der Eingang mangelfreier Ware bei der vom UFZ genannten Lieferstelle oder die Abnahme der Leistung durch das UFZ (vgl. Ziff. 10).
  • 5.2 Wenn Umstände eintreten oder erkennbar werden, wonach die vereinbarte Liefer- oder Leistungszeit nicht eingehalten werden kann, so hat der AN dies dem UFZ unter Angabe der Gründe und der mutmaßlichen Dauer unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Eine Anpassung der Lieferzeit kann nur durch das UFZ, Abteilung Einkauf in schriftlicher Form erfolgen. Die Annahme der verspäteten Lieferung oder Leistung bedeutet keinen Verzicht auf Erfüllungs-, Schadensersatz- oder sonstige Ansprüche

6.  Unteraufträge

  • Der AN hat alle vertraglichen Pflichten selbst zu erbringen. Er ist ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des UFZ nicht berechtigt, die geschuldeten Leistungen durch Dritte (z.B. Unterauftragnehmer*innen) erbringen zu lassen. Die Einwilligung wird nur unter der Bedingung erteilt, dass der AN sicherstellt, dass er seinen Pflichten aus dem bestehenden Auftrag auch hinsichtlich der an Dritte übertragenen Aufgaben uneingeschränkt nachkommen kann.

7.  Unterrichtungs- und Prüfungsrecht

  • Das UFZ und von ihm Beauftragte sind berechtigt, sich beim AN über eine vertragsgemäße Ausführung der Lieferung zu unterrichten, an werkseigenen Prüfungen teilzunehmen oder Prüfungen selbst vorzunehmen. Kosten für Wiederholungsprüfungen durch das UFZ aufgrund in vorherigen Prüfungen festgestellter Mängel, gehen in vollem Umfang zu Lasten des AN. Etwaige Prüfungen entbinden den AN nicht von seiner Sachmängelhaftung und allgemeinen Haftung.

8. Vertragsänderung, Forderungsabtretung

  • 8.1 Das UFZ kann nachträglich Änderungen in der Beschaffenheit der Lieferung oder Leistung im Rahmen der technischen Leistungsfähigkeit des AN verlangen. Änderungen und deren Auswirkungen auf Preise, Lieferzeit oder sonstige Konditionen bedürfen der Schriftform.
  • 8.2 Der AN kann Forderungen gegen das UFZ nur mit dessen vorheriger schriftlicher Zustimmung rechtswirksam abtreten.

9.  Versand und Zoll, Exportkontrolle

  • 9.1 Dem UFZ ist rechtzeitig vor Versand der Waren eine Versandanzeige zuzusenden. Der Lieferung ist ein Originallieferschein beizufügen. Bei Lieferungen aus dem Zollausland hat sich der AN rechtzeitig mit dem UFZ wegen der Zoll- und Einfuhrabwicklung in Verbindung zu setzen.
  • 9.2 Bei allen Einfuhrgeschäften (Importe) ist soweit nicht abweichend vereinbart die Bedingung „geliefert benannter Ort entladen“ (DPU gem. INCOTERMS 2020) vereinbart.
  • 9.3 Der AN hat alle geltenden Anforderungen des anwendbaren nationalen und internationalen Ausfuhr,- Zoll- und Außenwirtschaftsrechts zu erfüllen und die erforderlichen Ausfuhrgenehmigungen zu beschaffen, es sei denn, dass nach dem anwendbaren Außenwirtschaftsrecht nicht der AN, sondern das UFZ oder ein Dritter verpflichtet ist, die Ausfuhrgenehmigungen zu beantragen. Der AN hat dem UFZ ferner für alle zu liefernden Waren zeitnah nach der Bestellung/Vertragsschluss schriftlich sämtliche hierfür notwendigen Daten bereitzustellen, insbesondere
    - die “Export Control Classification Number“ (ECCN) gemäß der „U.S. Commerce Control List“, sofern das Produkt den „U.S. Export Administration Regulations“ unterliegt;
    - alle anwendbaren Ausfuhrlistennummern (z.B. gemäß EG-Dual-Use-Verordnung); die statistische Warennummer gemäß der aktuellen Wareneinteilung der Außenhandelsstatistiken und den HS („Harmonized System“) Code;
    - das Ursprungsland.
    Je nach Beschaffenheit der Ware können weitere zollrelevante Formulare notwendig sein, die, sofern vom UFZ gefordert, seitens des AN zu beschaffen sind.
  • 9.4 Der Abschluss und die Durchführung des Auftrags stehen unter dem Vorbehalt der exportkontrollrechtlichen Zulässigkeit. Bei Zweifeln hinsichtlich der exportkontrollrechtlichen Zulässigkeit wird sich das UFZ zwecks Einholung eines Nullbescheids oder einer anderen Auskunft an die zuständigen Behörden wenden, ohne für daraus entstehende Verzögerungen schadens-ersatzpflichtig zu sein.

10.  Gefahrübergang, Abnahme

  • 10.1 Die Lieferung gilt mit Eingang der Ware an der vereinbarten Lieferstelle als erfolgt. Sind keine weiteren Leistungen vereinbart (Aufbau-, Installationsleistungen etc.), geht mit ordnungsgemäßer Übergabe der Ware an der Lieferstelle die Gefahr des zufälligen Untergangs bzw. der zufälligen Verschlechterung auf das UFZ über. Sind über die reine Lieferung hinaus weitere Leistungen vereinbart, erfolgt der Gefahrübergang erst nach Abnahme der Lieferung/Leistung durch das UFZ.
  • 10.2 Die Abnahme durch das UFZ kann erst nach vollständiger und mangelfreier Lieferung oder Leistungserbringung seitens des AN erfolgen. Teilabnahmen sind nur zulässig, wenn sie gesondert vereinbart werden. Die Abnahme bedarf der Schriftform.
  • 10.3 Ist ein Probebetrieb vorgesehen, so wird die Abnahme nach einwandfreiem Probelauf durch ein gemeinsames Abnahmeprotokoll, welches vom AN vorgelegt wird, festgestellt. Im Abnahmeprotokolle sind die zum einwandfreien Betrieb oder der vereinbarten Funktionsweise notwendige Eigenschaften, Parameter und oder Komponenten zu betrachten.
  • 10.4 Alle für Abnahme, Betrieb, Wartung und Reparatur erforderlichen Unterlagen (Prüfprotokolle, Werkszeug-nisse, Zeichnungen, Pläne, Bedienungsanweisungen u. ä.) hat der AN kostenfrei mitzuliefern.

11. Eigentumsverhältnisse

  • 11.1 Vom UFZ zur Verfügung gestellte Einzelteile oder Materialien bleiben Eigentum des UFZ. Sie sind vom AN als solche zu kennzeichnen und getrennt zu lagern, zu bezeichnen, sorgfältig zu verwahren und zu verwalten und in angemessenen Umfang gegen Schäden abzusichern. Werden Materialbestellungen verarbeitet, so wird vereinbart, dass das UFZ Hersteller iSd § 950 Abs. 1 BGB ist. Der AN verwahrt das Eigentum unentgeltlich für das UFZ.
  • 11.2 Eigentum und immaterielle Rechte an dem AN überlassenen Unterlagen (Abbildungen, Zeichnungen, Berechnungen etc.) des UFZ, verbleiben beim UFZ. Die Unterlagen des UFZ dürfen nur für die im Rahmen des Vertrags festgesetzten Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Sie sind dem UFZ auf Verlangen mit allen Abschriften oder Vervielfältigungen unverzüglich herauszugeben oder zu vernichten. Bei Zuwiderhandlungen haftet der AN für den gesamten Schaden.

12.  Rechnung und Zahlung

  • 12.1 Rechnungen müssen den einschlägigen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sind gemäß § 3 Abs. 1 und 3 ERechV grundsätzlich in elektronischer Form – im ZUGFeRD- bzw. XRechnungs-Format – an invoice@ufz.de zu senden, siehe https://www.ufz.de/index.php?de=48281.
    Die Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen. Nicht ordnungsgemäß eingereichte Rechnungen gelten als nicht gestellt und begründen keinen Verzug nach § 286 BGB.
  • 12.2 Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung nach Ziff. 12.1 und 1.5. Ggf. gesondert vereinbarte Zahlungs- und Skontofristen beginnen ebenfalls erst mit Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung. Treten beim UFZ Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung durch die Nichtangabe oder unvollständige Angabe der Bestellnummer des UFZ durch den AN ein, verlängern sich die entsprechenden Zahlungsfristen um den Zeitraum der Verzögerung. Die Zahlung gilt mit Eingang des Überweisungsauftrags an die ausführende Geldanstalt des UFZ als erfolgt. Durch die Zahlung wird die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des AN nicht bestätigt.
  • 12.3 Vorauszahlungen werden nur geleistet, wenn sie schriftlich vereinbart und durch eine selbstschuldnerische Bankbürgschaft abgesichert sind.
  • 12.4 Werklohnforderungen werden erst nach Abnahme fällig.

13.  Mängelhaftung

  • 13.1 Der AN haftet nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen für Sach- und Rechtsmängel. Das UFZ zeigt dem AN Mängel schriftlich an. Das UFZ ist berechtigt, vom AN nach seiner Wahl Mangelbeseitigung oder Lieferung einer neuen Sache zu verlangen. Abweichende Regelungen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung.
  • 13.2 Die bei der Mängelbeseitigung vom AN zu tragenden Kosten umfassen auch die Aufwendungen für Verpackung, Fracht und Anfuhr, die zum Ab- und Einbau aufgewandte Arbeit und die Reisekosten.
  • 13.3 Bei Ersatzlieferungen und Nachbesserungsarbeiten gelten die für den Gegenstand der Lieferung vereinbarten Beschaffenheiten. Dem UFZ stehen auch für diese Teile die Rechte des § 437 BGB zu. Die Verjährungsfrist der Mängelansprüche beginnt nach Neulieferung oder Feststellung der Mängelbeseitigung durch das UFZ neu.
  • 13.4 Mit dem Zugang der schriftlichen Anzeige des Mangels durch das UFZ beim AN, ist der Ablauf der Verjährungsfrist der Mängelansprüche für den Zeitraum gehemmt, in dem sich die Lieferung/Leistung nicht in vertragsgemäßen Zustand befindet.

14.  Haftung

  • 14.1 Das UFZ schließt seine Haftung für Pflichtverletzungen aus, die auf leichter oder mittlerer Fahrlässigkeit beruhen, sofern die Pflichtverletzungen keine vertragswesentlichen Pflichten, Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Garantien oder Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz betreffen. Gleiches gilt für Pflichtverletzungen der Erfüllungsgehilfen des UFZ. Die Haftung des UFZ für entgangenen Gewinn/ Produktionsausfall oder Vermögensschäden als auch die Haftung für mittelbare Schäden sind ausgeschlossen. Im Übrigen wird die Haftung begrenzt auf den Schaden, der typischerweise bei Geschäften dieser Art zu erwarten ist.
  • 14.2 Der AN steht dafür ein, dass im Zusammenhang mit seiner Lieferung oder Leistung Schutzrechte Dritter nicht verletzt werden. Er stellt das UFZ von Ansprüchen Dritter aus etwaigen Schutzrechtsverletzungen frei. Bei Schadensersatz-ansprüchen Dritter bleibt dem AN der Nachweis vorbehalten, dass er die Schutzrechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

15.  Rechte am Arbeitsergebnis, Nutzungsrechte

  • Die Arbeitsergebnisse sind Eigentum des UFZ und stehen dem UFZ zur uneingeschränkten Nutzung zu. Alle Arbeitsergebnisse, ob schutzrechtsfähig oder nicht, werden dem UFZ seitens des AN zum vereinbarten Liefertermin zur Verfügung gestellt. Soweit die Arbeitsergebnisse oder Teile davon urheberrechtlich geschützt sind, erhält das UFZ ein unwiderrufliches, unentgeltliches, ausschließliches, übertragbares Recht, solche Arbeitsergebnisse zu vervielfältigen, zu verbreiten, zu bearbeiten und in sonstiger Weise zu benutzen und zu verwerten. Besteht im Rahmen eines Auftrages die Möglichkeit des Entstehens von Erfindungen, ist dies dem UFZ schriftlich unverzüglich mitzuteilen. Im Übrigen gilt das ArbnErfG.

16. Werbematerial

  • Der AN darf in Werbematerial auf geschäftliche Verbindungen mit dem UFZ nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung hinweisen.

17.  Kündigung und Rücktritt

  • 17.1 Das UFZ ist unbeschadet sonstiger Kündigungs- und Rücktrittsrechte berechtigt, den Vertrag zu mit sofortiger Wirkung zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn auf Seiten des AN ein Verhalten auftritt, das den Ausschluss des AN vom Wettbewerb gemäß §§ 123, 124 GWB führen würde.
    Das UFZ ist ferner zur Kündigung aus wichtigem Grund oder zum Rücktritt berechtigt, wenn über das Vermögen des AN das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist oder der AN seine Leistungen nicht nur vorübergehend einstellt.
  • 17.2 Des Weiteren hat das UFZ das Recht, vom Vertrag zurückzutreten oder mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn der AN oder dessen Unterauftragnehmer gegen Pflichten aus Ziff. 9 dieser AEB verstößt.
  • 17.3 Das Recht des UFZ, neben dem Rücktritt oder der Kündigung gemäß Ziffer 17.1 und 17.2 von dem AN Ersatz des dadurch entstandenen Schadens zu verlangen, bleibt unberührt.

18. Erfüllungsort und Gerichtsstand

  • Erfüllungsort für den AN ist der Sitz des UFZ in Leipzig oder eine andere vom UFZ bezeichnete Verwendungsstelle. Gerichtsstand ist Leipzig.

19. Schlussbestimmungen

  • 19.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. UN-Kaufrecht (CISG) ist ausgeschlossen.
  • 19.2 Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages oder dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen unwirksam sein, so bleiben der Vertrag und die Allgemeinen Einkaufsbedingungen im Übrigen wirksam.

Allgemeine Einkaufsbedingungen des UFZ